Legt fest, in welche Ablagen ein transkribierter/analysierter Inhalt übernommen werden darf. „Verwerfen" ist immer möglich.

Nur nötig für Videos ohne Untertitel (dann wird das Audio transkribiert). Am einfachsten: Browser-Erweiterung „Get cookies.txt LOCALLY" auf einem eingeloggten youtube.com-Tab anklicken → cookies.txt herunterladen → hier hochladen.

Steuert die Sprachbuttons im Chat. Browser-nativ ist kostenlos (Chrome/Edge am besten); OpenAI/ElevenLabs nutzen die konfigurierten Modelle (bessere Qualität, API-Kosten — Keys im API-Keys-Abschnitt).

Bestimmt, welches Modell HW für einfache / normale / anspruchsvolle Anfragen nutzt — für die automatische Chat-Wahl und als Standard für Agenten. Jede Stufe ist komplett frei aus ALLEN verfügbaren Modellen wählbar, "Anbieter – Modell" gelabelt — welcher Anbieter tatsächlich angesprochen wird, ergibt sich direkt aus der gewählten Modell-ID (AWS Bedrock/Requesty/Nebius/ TensorX sind an ihrem jeweils eigenen ID-Schema eindeutig erkennbar, s. Kommentare in llm.js), keine zusätzliche Anbieter-Auswahl nötig (Nutzerauftrag 2026-08-03).

Gilt für alles außer dem Voice-Agent (der hat sein eigenes STT-Modell im Voice-Agent-Tab, weil Live-Telefonate andere Anforderungen haben) — pro Kategorie separat wählbar, da sich die Anforderungen unterscheiden. Ist EU-Only (Voice-Agent-Tab → Datenschutz) aktiv, wird „OpenAI direkt" bei Echtzeit/Stapel fail-closed abgelehnt (nicht bei YouTube, s. u.). „Lokal" (whisper.cpp, dieser Server) ist immer EU — Audio verlässt den Server nie, dafür deutlich langsamer als Echtzeit.

Entscheidet automatisch, welche der drei Stufen oben (Leicht/Mittel/Hoch) für eine Chat-Nachricht greift, solange im Chat „Auto" gewählt ist (ein manuell gewähltes Modell überstimmt den Router immer).

Lokale Modelle laufen auf diesem Server (kein Drittland-Transfer). Ein Modellwechsel ändert die Vektor-Dimension: bei bereits eingelesener Wissensbasis ist dafür das Migrationsskript nötig (Neu-Einlesen).

Nur wenn die Wissensbasis bei einer themenbezogenen Frage nichts liefert und keine personenbezogenen Daten erkannt wurden (PII-Sperre, fail-closed). Ergebnisse werden im Chat klar als „Internet, kein Firmenwissen" gekennzeichnet.

Findet die Wissensbasis-Suche nichts Brauchbares und die Frage braucht erkennbar aktives Nachschlagen (z.B. über Kunden/CRM/Aufgaben/Verträge), läuft die Recherche im Hintergrund mit dem vollen Werkzeug-Katalog weiter (bis zu ~1–2 Minuten) — die Antwort erscheint automatisch im Chat, sobald sie fertig ist. Rein lesend, keine automatischen Änderungen. Kunden-/CRM-Daten aus Werkzeug-Ergebnissen werden dabei wie im normalen Chat durch Presidio maskiert (sofern in den Datenschutz-Einstellungen aktiviert), bevor sie an den konfigurierten LLM-Anbieter gehen.

Jeder Schritt eines Workflows trägt eine Risikoklasse. Sie entscheidet, ob ein Mensch zustimmen muss, bevor der Schritt läuft. Ein Schritt ohne Angabe gilt vorsichtshalber als „Außenwirkung“ — ein vergessener Eintrag erzeugt also eine Freigabe zu viel, nie eine zu wenig.

Die beiden freigabepflichtigen Klassen lassen sich hier einzeln freischalten, wenn Sie ihnen vertrauen. „Vollautomatisch“ ist damit eine Entscheidung, die Sie bewusst treffen — nicht eine, in die Sie hineinrutschen. Ohne Eintrag gilt Freigabe verlangen.

Zwei Fälle halten unabhängig von dieser Einstellung nie an: zeitgesteuerte und ereignisgesteuerte Läufe (dort wartet niemand auf eine Rückfrage — der Lauf würde hängen statt warten), und ein Schritt, der ohnehin direkt hinter einem Freigabe-Schritt liegt (sonst müssten Sie zweimal für denselben Vorgang zustimmen).

Echtzeit-Engine (Streaming, z.B. OpenAI Realtime/Gemini Live) sowie TTS-/STT-Modelle der Pipeline-Engine — inkl. der zugehörigen API-Keys (ElevenLabs, Gemini) — werden im eigenen Voice-Agent-Seite direkt neben der jeweiligen Engine-Auswahl konfiguriert.

Gescannte/Bild-PDFs ohne lesbaren Text werden per OCR in durchsuchbaren Text umgewandelt — nur als Fallback, wenn die kostenlose lokale Textextraktion nichts liefert.

Zwei unabhängige externe Zugänge — Amazon Seller Central (Login für den monatlichen Gebührenrechnungs-Download) und Nextcloud/WebDAV (Ablageziel dafür, aber auch für andere künftige Automatisierungen wiederverwendbar). Werden jetzt bei den Datenquellen/Connectoren gepflegt. Der Cronjob selbst (Zeitplan/Ein-Aus/Starten) läuft im System-Jobs-Panel unter Workflows.

Viele Hausverwaltungen legen Unterlagen zu Liegenschaften, die sie nicht mehr betreuen, in einem eigenen Ordner ab. Steht dessen Name hier, entsteht ein Objekt aus einem solchen Dokument gleich ausgeblendet: es taucht nicht in Listen, Kennzahlen und Sammelaktionen auf, bleibt aber vollständig erhalten und über „auch ausgeblendete zeigen“ jederzeit auffindbar. Gelöscht wird nichts.

Ein Muster ist ein Teilstück des Pfades; Groß-/Kleinschreibung und Schrägstrichrichtung sind egal. Leer bedeutet: es passiert nichts — das ist die Voreinstellung für jeden Mandanten. Die Regel greift nur beim Anlegen: ein Objekt, das Sie bereits pflegen, wird nie nachträglich durch einen Pfad ausgeblendet. Zum vollständigen Leeren eines schon gesetzten Feldes wenden Sie sich an die Administration — diese Maske wertet ein leeres Feld als „unverändert lassen“ (dieselbe Regel wie bei allen anderen Feldern hier).

Aus welchen Dokumentarten Gebäude, Einheiten, Mieter und Eigentümer ausgelesen werden. Bisher war das ausschließlich Vertrag — damit blieben Wohnungseigentums-, Kauf- und Verwaltungsverträge sowie Grundbuchauszüge ungenutzt, obwohl gerade dort die Eigentümer stehen. Jede zusätzliche Art kostet Modellaufrufe und erzeugt Einträge, die in der Hausverwaltung noch geprüft werden müssen — deshalb entscheiden Sie das hier und nicht wir.

Gültig sind die erkannten Dokumentarten: Vertrag, Wohnungseigentumsvertrag, Kaufvertrag, Verwaltungsvertrag, Lieferantenvertrag, Wartungsvertrag, Versicherung, Rechnung, Kontoauszug, Abrechnung, Protokoll, Korrespondenz, Mahnung, Grundbuch, Sonstiges. Unbekannte Zeilen werden ignoriert. Leer bedeutet Vertrag — der bisherige Zustand. Für Lieferantenvertrag und Wartungsvertrag raten wir ab: deren Firmen werden bereits von der Lieferantenvertrags-Auswertung erfasst, ein zweiter Modelllauf wäre Doppelarbeit.

Mehrere Kalender gleichzeitig aktiv möglich (Outlook, Calendly, …) — eigene Seite mit „+"-Button pro Kalender, je mit eigener Konfiguration.

Bindet Ordner/Dateien von einem Fremdserver ohne SSH/VPN als Wissensquelle ein — ein kleiner Agent läuft dort und baut eine ausgehende Tunnel-Verbindung auf. Agenten registrieren, Ordner freigeben, Installer herunterladen und Zugriff deaktivieren — eigene Seite mit „+"-Button pro Agent.

Beliebig viele benannte Close-/Odoo-Verbindungen gleichzeitig aktiv möglich (auch mehrere vom selben Typ) — eigene Seite mit „+"-Button pro Verbindung, je mit eigener Konfiguration. Sales-Dashboard/Lead-Scoring/Anruf-Auswertung nutzen alle aktiven Close-Verbindungen gemeinsam; Odoo-Werkzeuge im Chat durchsuchen alle aktiven Odoo-Verbindungen.

Kanäle für Benachrichtigungen (Aufgaben, Eskalationen, Briefings) und Social-Media-Posting. Unabhängig voneinander — mehrere gleichzeitig aktiv möglich. Das Dropdown wählt nur, welche Felder gerade angezeigt werden.

Wird auf der Login-Seite als Untertitel angezeigt und im Browser-Tab. Leer lassen = Tenant-Name wird verwendet.